مقدمه: انسان موفق سعی می کند با ابزاری به نام (برنامه ریزی) که هوشیارانه، مستمر و پایدار تدوین شده است، زمانِ محدود و ارزشمند را در اختیار بگیرد و در دستیابی به اهداف شخصی، حرفه ای و اجتماعی خود، پیشرفت لازم را داشته باشد و بهره بیشتری از تلاش خود ببرد.[1] حال در ابتدا چگونگی برنامه ریزی را بحث می کنیم. سپس چگونگی اجرای آن را خدمتتان عرض خواهیم کرد و در آخر آفات احتمالی را متذکر شده و عوامل بوجود آورندة این آفات را ذکر می کنیم.
الف چگونه باید برای دقایق و ساعات زندگی خود به درستی برنامه ریزی کنیم؟[2]
1. نخست باید هدف را به دقت تعیین نمود که بدون هدف سراسر زندگی بیهوده خواهد بود، هر برنامه ای تعیین مسیر حرکتی است از یک مبدأ که در آن قرار گرفته ایم به سوی مقصد بدین منظور باید به نکات زیر توجه شود:
1. تعیین هدف های فرعی و نزدیک تر (هدف های میان مدت) که فرد را به هدف های اصلی مرتبط می سازد.
2. خوب است هدف های میانی دقیق و مشخص و قابل ارزیابی و اندازه گیری باشد.
3. لازم است از مشاورة اساتید آگاه در تعیین هدف و برنامه ریزی به سوی آنها استفاده شود.
2. پس از تعیین هدف های فرعی باید میزان (اولویت) هر یک را با کدهای یک، دو و سه معین کرد.
3. مدّت زمان لازم برای رسیدن به هر یک از اهداف را باید معین نمود. بدون تعیین زمان لازم، حتی ساده ترین هدف ها دست نیافتنی می شوند.
4. کارها و فعالیت هایی که شما را به هدف هایتان می رساند در برنامه روزانه و هفتگی خود در زمان معین قرار دهید، توجّه داشته باشید که در برنامه ریزی علاوه بر کارها و فعالیت ها باید به خواسته ها و نیازهای شخصی و خانوادگی خود بنگرید و مدیریت زمان را با رعایت تعادل بین عبادت و تحصیل وکار و زندگی و تفریح و... به دست بگیرید.
5. در برنامه ریزی به توانایی و استعداد و ذوق و علاقه و امکاناتی که در اختیار دارید، به دقت توجه کنید.
ب). چگونه برای اجرای برنامه تلاش و کوشش کنیم؟[3]
1. عظمت و قداست اهدافتان را هر روزه در نظر بیاورید وبا حضرت دوست هر صبحگاه تجدید عهد و پیمان کنید، تا انگیزه و احساس مطلوبیت بیشتری در شما ایجاد شود.
2. تمام توانایی خود را در انجام وظایفی که در برنامه مشخص کرده اید، متمرکز کنید. از خویش بر خویش ناظری بگمارید تا بر اجرای وظایف نظارت کند. نظارت و مراقبت فرشتگان الهی، کرام الکاتبین را پیوسته به یاد بیاورید. خود را در محضر پروردگار متعال ببینید و عمر و زمان خویش را امانت او بدانید. در امانت داری بکوشید.
3. هر روز در پایان کار دقایقی را صرف نوشتن کارهایی که انجام داده اید بنمایید. میزان مطابقت آنها را با برنامه، بسنجید. کارهای خود را بر مبنای اهداف، اولویت ها، ساعات کار مطلوب، و تعادل میان خواسته ها و نیازها ارزیابی کنید. تصمیم بگیرید که فعالیت ها و کارهای خود را هر چه بیشتر به برنامه نزدیک کنید. راه کارهای بهتر دستیابی به اهداف برنامه را برای خود مشخص کنید. نیت و انگیزه های خود را در انجام کارها ببینید و در خدایی کردن نیت ها و انگیزه ها بکوشید.
4. در صورت موفقیت نسبی در اجرای برنامه خدا را شکر کنید و برای ادامة بهتر کار از او مدد بخواهید و خود نیز را تشویق کنید و در صورت عدم موفقیت و انحراف از برنامه علل درونی و برونی را جستجو نمایید برای تنبیه خود اقدام مناسبی را در نظر بگیرید.
ج) آفات احتمالی اجرای صحیح برنامه و موجبات اتلاف وقت چه چیزهایی است؟[4]
1. بی فکری و عمل زدگی:
به منظور دوری از این آفت باید به برنامه ریزی و اولویت بندی کارها پرداخت. در مدیریت زمان، تعیین هدف ها و اولویت های مربوط به کار از مهم ترین امور به شمار می رود، که با توجه به آن می توان از به دام افتادن در امور جزئی و غیرضروری نجات یافت.
2. بی نظمی:
فرد نامنظم علاوه بر اتلاف وقت خود باعث اتلاف زمان دیگران نیز می شود.
3. تنبلی و بی حوصلگی:
فرد تنبل چون اهل کار نیست حتی هدف های قابل دسترسی و آسان را نایافتنی می بیند و به همین دلیل اوقات خود را به بطالت می گذارند.
عوامل تنبلی عبارتند از (عوامل گرایشی) مانند عدم تمایل به قبول زحمت یا ناراحتی، ترس از شکست، عزت نفس کم، افسردگی، ملالت، خجالت، احساس تقصیر و... و (عوامل شناختی) مانند: اطلاعات ناکافی، مشخص نبودن اولویت ها، تردید داشتن، مطمئن نبودن دربارة مسئله و ناتوانی در درک اقدام به جا و به موقع، تفکر منفی، هدف های مبهم و... و (عوامل خارجی و محیطی) مانند سردرگمی، نبود تشکیلات، سر و صدا، فشار کاری بیش از حد و... و (عوامل جسمانی) مانند: خستگی، استرس، بیماری، ورزش نکردن، بی تحرکی در طول روز، پشت میز نشستن و... .
4. پذیرش درخواست ها و خواهش ها: (تعارف بی جا و رو در بایستی)
تعارف بی جا و رودربایستی داشتن در حقیقت یک نوع دروغ گویی است. وقتی فردی نمی تواند و یا نمی خواهد کاری را انجام دهد و آن کار را بپذیرد، باعث اتلاف زمان، سرمایه ها و تضییع حقوق دیگران خواهد شد عوامل تعارف بی جا و رودربایستی عبارتند از تمایل به خشنود کردن دیگران، کسب توانایی از تقاضاهای دیگران و بی اطلاعی نسبت به شیوه های نپذیرفتن یعنی (نه) گفتن می باشد.
5. پر حرفی و بیهوده گویی
پرحرفی باعث اتلاف وقت می شود و انسان در آخر می بیند از برنامه خود هم عقب مانده و چیزی به دست نیاورده است. پس بهتر است در جایی که لازم باشد حرف بزنیم و بیهوده گویی نکنیم.
6. تسویف[5] و اهمال کاری:
تسویف منجر به سنگین تر شدن بار فرداها می شود و نگرانی از کارهای مانده و دشواری انجام آنها به مرور زمان، منجر به بیماریهای عصبی و یا بی تفاوتی نسبت به امور می شود و به دنبال آن بی نظمی و عدم تعهد نسبت به مسؤولیت ها رخ می دهد و از همه مهمتر فرصت ها از دست می رود.
عوامل اهمال کاری عبارتند از: اعتقاد به اینکه من تحت فشار بهتر کار می کنم، ترس از شکست، فقدان علاقه به موضوع درسی یا فردی خاصّ، عادت به انجام امور ساده و پیش پا افتاده در ابتدا و سپس به تعویق انداختن امور دشوار.
7. ناآشنایی و بی اعتمادی به توانایی های خود:
این حالت منجر به عدم توانایی در تصمیم گیری و وسواس در عمل می شود جرأت لازم برای اجرا از دست می رود. بیشتر زمان افرادی که دارای تصویر منفی از خود هستند به سرزنش خود می گذرد و به علت روحیه منفی در کارها، بی انگیزه بوده و به اتلاف زمان در هر کار می پردازند. فرد باید خود را با میزان توانی که دارد بپذیرد.
8. تلاش بیش از حدّ:
پذیرفتن و پرداختن به کارهای مختلف بیش از حدّ توان منجر به بیماری های جسمی و روحی می شود. بنابراین هر کس باید با توجّه به توان و ظرفیت خویش قبول مسئولیت نماید.
9. مسافرت ها و تعطیلات:
مسافرت ها وتعطیلات اگر برنامه ریزی شده نباشد باعث به هم ریختن برنامه می شود.
10. خستگی:
فرد خسته، کارایی کمتری خواهد داشت. خستگی مستقیماً بر میزان وقت، حوصله، خلاقیت و پشتکار و... فرد تأثیر
می گذارد. افرادی که فکر می کنند باکار ممتد و بدون استراحت کافی می توانند کار بیشتری انجام دهند در اشتباه هستند زیرا خستگی حالتی است که سبب کم شدن کار بدنی و فکری می شود.
عوامل خستگی عبارتند از: بی میلی و بی علاقگی به کار و مطالعه و خستگی هنگام مطالعه، خستگی اعضای بدن و به دنبال آن خستگی فکری، تشویش، اضطراب، عجله و نگرانی، بی نظمی، بی برنامگی، پرخوری، کم خوابی، ضعف چشم، سطحی مطالعه کردن، تلقین های منفی.
11. عدم توانایی در تصمیم گیری:
کسی که عادت دارد در هر مورد خود را کوچک بشمارد و در هر کاری با ضعف و بی قدرتی اظهار نظر کند ضعیف بار می آید.
عوامل عدم توانایی در تصمیم گیری عبارتند از: روشن نبودن جوانب کار، دو دل بودن، وابستگی به دیگران، ترس از عاقبت کار.
12. رفاه زدگی آلاینده:
پرداختن بی حد و اندزه به امور رفاهی انسان را از اهداف مهمتر و والاتر بازداشته و از این طریق بسیاری از فرصت ها از دست خواهد رفت.[6]
منابع بیشتر برای مطالعه:
1. مدیریت کاربردی وقت، سعید اسلامی، نشر بی جا، بی تا، 1373.
2. الگویی برای تنظیم وقت مدیریت، محمدعلی حقیقی، نشر عالم، تهران، 1377.
3. مدیریت زمان، لی ورت، لوکار؛ ترجمه تألیف: غلامرضا خاکی،تهران، سازمان بهره وری، 1375.
--------------------------------------------------------------------------------
[1] . مجله حدیث زندگی، شمارة 16، سید محسن موسوی، صفحه 56، انتشارات دارالحدیث.
[2] . مدیریت زمان، دبیرخانه شورای تهذیب و اخلاق، مؤسسه امام خمینی (ره)، چاپ اول، صحفه 13.
[3] . مدیریت زمان، دبیرخانه شورای تهذیب و اخلاق، ناشر مؤسسه امام خمینی (ره)، صفحه 15.
[4] . مدیریت زمان، همان، ص 17.
[5] . تسویف یعنی هر روز فردا فردا کند و کار امروز را به فردا واگذار کند.
[6] . مدیریت زمان، شورای تهذیب و اخلاق، مؤسسه امام خمینی (ره)، ص 19.
